Finalité du poste : Gérer le secrétariat administratif, comptable et commercial du magasin
MISSIONS PRINCIPALES
Gestion administrative
- Assure la totalité des tâches de secrétariat classique : courrier, mise en forme de divers documents via les logiciels bureautiques (word, excel, gmail)
- Assurer l’organisation administrative du secrétariat du magasin, le classement et l’archivage des documents…
- Gère les frais généraux et assure le suivi administratif des dossiers en lien avec les fournisseurs : fournitures de bureau, entretien du magasin..
- Participe aux inventaires et en assure le suivi administratif
- Veille au respect des procédures de fonctionnement interne
Gestion commerciale
- Réceptionne les factures d’achat de marchandises, prestations et frais généraux et établit le rapprochement avec les bons de réception/bon de livraison
- Assure la saisie et le suivi des factures, BL et comptes fournisseurs/clients sur le logiciel comptable et commercial et en contrôle les règlements
- Contribue au traitement des litiges fournisseurs, au suivi et prévention de la démarque et usage magasin
Monétique
- Le/la secrétaire n’a pas de positionnement hiérarchique vis-à-vis des caissières, mais veille à la mise à en place de procédures et à leur bonne application en caisse et à l’accueil
- Assure la vérification des caisses et contrôle qu’il n’y ait pas d’écarts
Missions transverses
- Effectue ses missions dans le respect des règles de sécurité, des procédures et du règlement intérieur du magasin
- Participe à la bonne tenue des bureaux
Il est précisé que la liste des missions ci-dessus énumérées n’a pas un caractère exhaustif : le collaborateur peut en effet être amené à effectuer des tâches complémentaires sans pour autant que cela constitue un changement de fonction
Indicateurs de performance
- Productivité de l’administratif magasin
- Polyvalence magasin, administratif et comptable
- Délais de traitement des factures et litiges
- Nombre d’erreur de saisie
INTERLOCUTEURS
Rattachement hiérarchique : Directeur du magasin
Internes
- Directeur du magasin et direction
- Responsable comptable
- Responsable de rayon/Vendeurs
- Hôtes accueil/caisse/Réceptionnaires
Externes
- Clients
- Fournisseurs
- Cabinet médicaux
- Secrétariat et direction des autres magasins du groupe
Durée du contrat : 8 mois
Nombre d'heures : 35h par semaine
PROFIL REQUIS
Formation et expérience
- BTS comptabilité et/ou assistante de gestion PME/PME
- Expérience dans la gestion administrative et la distribution serait appréciée
Compétences techniques
- Connaissance de base de la gestion et des pratiques comptables
- Maîtrise de l’outil informatique, bureautique et logiciels généralistes
- Organisation administrative
- Connaissance des moyens de paiements et de l’encaissement
Les +
- Comptabilité
- Réglementation et législation commerciale
- Connaissance des produits, services et de notre secteur d’activité
- Connaissance de l’entreprise
- Sécurité des biens et des personnes
Compétences comportementales
- Rigueur et sens du détail : capacité à veiller à la fiabilité et à la qualité des résultats, à la précision des données et informations communiquées
- Esprit d’équipe et de coopération : capacité à travailler avec les autres en apportant aide, appui ; à favoriser la synergie et la cohésion des membres d'une équipe, que celle-ci soit rattachée hiérarchiquement ou non
- Aisance relationnelle/présentation : capacité à entrer en relation avec autrui, véhiculer une image positive de l’entreprise, être à l’aise en toute circonstance. Avoir une tenue correcte
- Organisation / Planification : capacité à anticiper, définir et optimiser les moyens humains, financiers ou techniques visant à développer l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise. Capacité à prévoir ses activités dans le temps de façon à tenir les délais impartis et en faisant en sorte que les activités s’enchaînent dans un ordre logique
- Dynamisme : capacité à faire preuve d'une volonté toujours renouvelée pour produire les résultats attendus et à soutenir une charge de travail importante
- Gestion des conflits : capacité à maintenir une performance régulière, en cas de conflit, à composer d’une manière acceptable pour soi-même, pour les autres et pour l’entreprise
- Adaptabilité/ouverture au changement : capacité à modifier son mode de fonctionnement/façon de travailler, se remettre en cause face au changement/situation nouvelle, à en tirer le meilleur profit.
- Confidentialité : Capacité à émettre et recevoir des informations confidentielles en limitant leur diffusion aux personnes à qui elles sont exclusivement destinées.
- Etat d’esprit : Capacité à maintenir un état d’esprit positif et enthousiaste au travail, à adhérer et véhiculer les valeurs de l’entreprise, à maintenir un degré d’implication et de professionnalisme.